Politique de confidentialité

Raison sociale : Maison Alonzo Wright
Site web : https://maisonalonzowright.ca
Adresse : 2425, rue Saint-Louis, Gatineau (Québec) J8V 1E7
Date d’entrée en vigueur : 17 février 2026
Dernière mise à jour : 13 février 2026

1. Introduction et engagement de la Maison Alonzo Wright

La Maison Alonzo-Wright (MAW) s’engage à protéger les renseignements personnels qu’elle détient ou qu’elle traite dans le cadre de ses activités. Cette politique a pour objectif d’encadrer la collecte, l’utilisation, la conservation, la communication et la destruction des données, tout en informant clairement les personnes concernées de leurs droits.

MAW applique les principes fondamentaux de responsabilisation, de transparence, de sécurité, de consentement éclairé et de limitation de la collecte prévus par la Loi 25 du Québec.

2. Responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP)

La Loi 25 exige la nomination d’un responsable clairement identifié chargé de la gouvernance des renseignements personnels. Cette personne agit comme point de contact pour les demandes, les plaintes, les incidents et l’application de la présente politique.

Nom : Isabelle St-Denis
Titre : Directrice générale et Responsable de la protection des renseignements personnels
Courriel : rprp@maisonalonzowright.ca
Adresse : 2425, rue Saint-Louis, Gatineau (Québec) J8V 1E7

Elle supervise également la formation du personnel, la tenue du registre des incidents, la conformité avec la Loi 25, et la coordination avec la Commission d’accès à l’information (CAI) si nécessaire.

3. Portée de la politique

Cette politique couvre tous les renseignements personnels recueillis, détenus ou traités par MAW, quels que soient leur support (papier ou numérique) et leur mode de collecte. Elle s’applique à toutes les parties prenantes : employés, clients, fournisseurs, visiteurs et partenaires.

Elle inclut notamment les activités suivantes :

• Dotation, paie, gestion RH et stages
• Relations clients et fournisseurs (contrats, facturation)
• Utilisation de logiciels de gestion interne et CRM
• Communication via le site web, les formulaires et les réseaux sociaux

4. Définitions

Afin d’assurer une bonne compréhension, les termes clés utilisés dans cette politique sont définis comme suit :

• Renseignement personnel : toute information relative à une personne physique permettant de l’identifier, directement ou indirectement.
• Consentement : autorisation libre, éclairée, spécifique et donnée de façon positive par la personne concernée.
• Traitement : toute opération portant sur les renseignements (collecte, usage, conservation, partage, destruction).

5. Collecte et finalités des renseignements personnels

La collecte des renseignements personnels par MAW est effectuée uniquement lorsqu’elle est nécessaire pour atteindre des objectifs précis, légitimes et déclarés. Ces renseignements sont obtenus directement auprès des personnes concernées, avec leur consentement explicite.

Finalités principales :

• Recrutement, embauche et gestion du personnel (employés et stagiaires)
• Constitution et gestion des dossiers clients et fournisseurs
• Suivi des mandats, projets, facturation et ententes
• Respect des obligations fiscales, sociales et réglementaires

6. Consentement

Le consentement constitue le fondement légal principal du traitement des renseignements personnels. Il doit être obtenu avant toute collecte ou communication de données, sauf exception prévue par la loi.

MAW s’assure que le consentement soit :

• Libre et volontaire
• Spécifique et éclairé
• Documenté de façon vérifiable

Les personnes peuvent retirer leur consentement en tout temps, en soumettant une demande au RPRP.

7. Conservation et destruction

Les renseignements personnels sont conservés uniquement pour la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles ils ont été collectés.

Un calendrier de conservation est appliqué selon la nature des données et les obligations légales applicables. Lorsque la conservation n’est plus requise, les renseignements sont détruits de manière sécuritaire (déchiquetage, effacement numérique).

8. Mesures de sécurité

MAW applique des mesures rigoureuses pour protéger les renseignements personnels contre l’accès non autorisé, la perte ou l’utilisation abusive.

Exemples de mesures en place :

• Accès restreint aux dossiers papier et informatiques
• Verrouillage physique des bureaux et zones sensibles
• Utilisation de codes d’accès et de la double authentification
• Formation du personnel en matière de protection des données
• Suppression des accès à la fin de l’emploi ou contrat

9. Communication et partage

Aucun renseignement personnel n’est vendu, cédé ou loué à des fins commerciales. Des communications peuvent toutefois avoir lieu avec :

• Des fournisseurs de services techniques (comptabilité, cybersécurité)
• Des partenaires internes dans le cadre de projets

Chaque partage est encadré par une entente de confidentialité et nécessite un consentement explicite.

10. Transfert hors Québec

Dans le cas où des renseignements sont stockés ou traités à l’extérieur du Québec, MAW effectue une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) pour vérifier les garanties offertes.

Des mesures contractuelles sont exigées des fournisseurs situés à l’étranger, et un consentement explicite est requis.

11. Témoins de connexion (cookies)

Le site web de MAW utilise des témoins (cookies) pour améliorer l’expérience utilisateur et recueillir des statistiques de navigation.

Lors de la première visite, l’utilisateur peut :

• Accepter ou refuser les cookies
• Personnaliser ses choix via une bannière de consentement

Aucun cookie non essentiel n’est activé sans consentement.

12. Droits des personnes concernées

Les personnes concernées disposent de droits clairs et fondamentaux en matière de protection de leurs renseignements personnels. MAW reconnaît ces droits et met en place les mécanismes nécessaires pour en faciliter l’exercice.

Voici les droits détaillés :

• Droit d’accès : Toute personne peut demander si la MAW détient des renseignements personnels la concernant. Elle peut également demander de consulter ces renseignements, et recevoir une copie dans un format compréhensible.
• Droit de rectification : Si une personne constate que les renseignements la concernant sont inexacts, incomplets ou équivoques, elle peut demander qu’ils soient corrigés ou mis à jour.
• Droit de suppression : Une personne peut demander la suppression de renseignements personnels qui ne sont plus nécessaires, dont la conservation n’est pas obligatoire, ou lorsque le consentement a été retiré.
• Droit de retrait du consentement : Toute personne peut retirer en tout temps son consentement à l’utilisation ou à la communication de ses renseignements, sauf lorsque la loi ou une obligation contractuelle l’en empêche.
• Droit à l’information : La personne a le droit d’être informée de la façon dont ses renseignements sont traités, des tiers auxquels ils sont communiqués, et des mesures de sécurité en place.
• Droit à la portabilité : La personne peut demander que ses renseignements personnels lui soient transmis dans un format technologique structuré et couramment utilisé, ou qu’ils soient transférés directement à un autre organisme, lorsque possible.

Procédure pour exercer ces droits : Les demandes doivent être adressées par écrit au responsable de la protection des renseignements personnels, à l’adresse suivante : rprp@maisonalonzowright.ca. MAW s’engage à répondre dans un délai maximal de 30 jours suivant la réception de la demande. Une vérification d’identité peut être requise afin de protéger la confidentialité des renseignements.

13. Incidents de confidentialité

Tout incident impliquant des renseignements personnels est pris au sérieux. MAW applique une procédure de gestion comprenant :

• Enregistrement dans un registre spécifique
• Évaluation du risque de préjudice
• Notification à la CAI et aux personnes concernées si nécessaire

14. Mise à jour de la politique

La présente politique peut être révisée périodiquement pour refléter les changements législatifs ou technologiques. Les modifications seront publiées sur le site web.

15. Contact

Pour toute demande, question ou plainte :
Isabelle St-Denis
Responsable de la protection des renseignements personnels
Courriel : rprp@maisonalonzowright.ca

Annexe A – Catégories de renseignements collectés